делопроизводству
форма
Регистрационный штамп (образец)
| Наименование государственной нотариальной конторы, или Ф.И.О. (при его наличии) нотариуса, номер, дата его лицензии № исходящего «___»_____20___ (дата) |
Приложение 4
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
«Утверждаю»
Руководитель
Департамента юстиции
(наименование области или города)
или Ф.И.О. (при его наличии)
нотариуса, дата, номер лицензии
_____________________________
фамилия, инициалы подпись
_____ «__»__________ 20 ___ год
___________ №_______________
(дата) (индекс)
Примерная номенклатура дел
| 1. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы | ||||
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню | Примечание |
| 1-1 | Статистические отчеты | постоянно | ||
| 1-2 | Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы | 5 лет | ||
| 1-3 | Приказы и другие документы по личному составу | 75 лет | ||
| 1-4 | Переписка с органами юстиции и нотариальной палатой | 5 лет | ||
| 1-5 | Переписка с учреждениями, организациями и гражданами | 5 года | ||
| 1-6 | Документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы | 5 лет | при условии завершения документальной ревизии финансово- хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | |
| 1-7 | Заявления и предложения по организации работы нотариальной конторы и ответы на них | 5 лет ЭПК | ||
| 1-8 | Номенклатура дел нотариальной конторы | постоянно | ||
| 1-9 | Описи документальных материалов, сданных в архив | постоянно | ||
| 1-10 | Журнал регистрации входящих документов | 5 лет | ||
| 1-11 | Журнал регистрации исходящих документов | 5 лет | ||
| 1-12 | Переписка с физическими и юридическими лицами по вопросам совершения нотариальных действий | 5 лет | ||
| 2. Совершение нотариальных действий | ||||
| 2-1 | Договоры об отчуждении земельных участков | 75 лет | ||
| 2-2 | Договоры об отчуждении и залоге жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены) | 75 лет | ||
| 2-3 | Прочие договоры | 25 лет | ||
| 2-4 | Нотариально удостоверенные завещания | 75 лет | ||
| 2-5 | Свидетельства о принятии секретного завещания | 75 лет | ||
| 2-6 | Свидетельства о передаче на хранение секретного завещания | 75 лет | ||
| 2-7 | Протоколы вскрытия и оглашения секретного завещания | 75 лет | ||
| 2-8 | Наследственные дела | 75 лет | ||
| 2-9 | Доверенности | 3 года со дня истечения срока их давности (действия) | ||
| 2-10 | Согласия | 25 лет | ||
| 2-11 | Свидетельства о праве на собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело) | 75 лет | ||
| 2-12 | Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, о принятии на хранение документов | 3 года | ||
| 2-13 | Документы по удостоверению времени предъявления документов | 3 года | ||
| 2-14 | Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям | 3 года | ||
| 2-15 | Документы по совершению депозитных операций | 10 лет | ||
| 2-16 | Акты о морских протестах | 3 года | ||
| 2-17 | Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств | 5 лет | ||
| 2-18 | Дела юридических лиц (копии устава, свидетельства о государственной регистрации, протоколы, приказы) | 10 лет | ||
| 2-19 | Постановления об отказе в совершении нотариальных действий | 5 лет | ||
| 2-20 | Постановления о направлении документов на экспертизу | 3 года | ||
| 2-21 | Реестры для регистрации нотариальных действий | постоянно | на электронном носителе | |
| 2-22 | Реестр наследственных дел | 75 лет | на электронном носителе | |
| 2-23 | Реестр учета завещаний | 75 лет | на электронном носителе | |
| 2-24 | Исполнительные надписи | 3 года | ||
| 2-25 | ||||
Примечание:
Количество листов заверяется подписью работника органа
юстиции или территориальной нотариальной палаты.
Наименование должности руководителя __________________________
Расшифровка подписи нотариуса дата
| Согласована | Согласована |
| протоколом ЦЭК (ЭК) Департамента юстиции (наименование области или города) (дата и номер протокола) | протоколом ЭПК частного нотариального архива (дата и номер протокола) |
Приложение 5
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __ году
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
Ф.И.О. (при его наличии) частного или государственного нотариуса
подпись
дата
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Ф.И.О. (при его наличии), наименование должности работника, передавшего сведения
Приложение 6
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
Обложка дела
____________________ Фонд № ____________________
Опись № ____________ Дело № ____________________
________________________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы, Ф.И.О. (при его наличии)
частного нотариуса, дата и номер его лицензии)
______________ том № _________
Дело № индекса ________
______________________________
______________________________
(заголовок дела)
«___»____20___год
на _____________________ листах
Срок хранения _____________ лет
______________________ Фонд №
_____________________ Опись №
______________________ Дело №
Приложение 7
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ______________ лист (ов), в том числе:
литерные № № листов
_______________________________________________
пропущенные № № листов
_______________________________________________
пронумерованные чистые листы
_______________________________________________
листов внутренней описи
_______________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации ______________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
| Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела | № № листов |
| 1 | 2 |
|
|
Наименование должности лица,
заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Ф.И.О. (при его наличии) частного или государственного нотариуса
Подпись
Приложение 8
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___
| №№ п/п | Делопроизводственный индекс | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
|
Итого ___________________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)
Итого _________________________________________ документов
(количество цифрами и прописью)
Ф.И.О. (при его наличии) частного или государственного нотариуса
Подпись
Приложение 9
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
Опись
дел постоянного хранения
(титульный лист описи)
За ________________ годы
_______________________________________________________________
наименование государственной нотариальной конторы или Ф.И.О.
(при его наличии) частного нотариуса, дата и номер его лицензии
Фонд № __________________________
(заполняется в гос.архиве)
«Утверждено»
Протокол ЭПК_________________________________
(наименование архивного учреждения)
____________________№____________
(дата)
_______________________________________________________________
наименование государственной нотариальной конторы,
дата и номер лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой
Опись № __________
Дела постоянного хранения за______год
| № п/п | Индекс дел | Заголовки дел (тома, части) | Крайние даты (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел включено ___________________ дел
(цифрами)
с № _________________ по №_____________________
_______________________________________________
(должность, фамилия, инициалы составителя)
Итоговую запись к разделу описи за ___ год заверяю:
Подпись ____________________________________________
(должность, Ф.И.О. (при его наличии) ответственного за делопроизводство)
«Согласовано»
Председатель экспертной комиссии ________ (подпись, дата)
Приложение 10
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
АКТ
приема-передаче документов
Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о передаче документов
частного нотариуса _____________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса, который передает документы)
частному нотариусу ____________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса, который принимает документы)
в присутствии _________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) работника юстиции и нотариальной палаты, должность)
1. ____________________________________________________
2. ____________________________________________________
Итого ______________________________________ документов.
(количество цифрами и прописью)
Передал:
Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса
Подпись
Принял:
Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса
Подпись
В присутствии:
Ф.И.О. (при его наличии) работника территориального органа юстиции
Подпись
Ф.И.О. (при его наличии) работника территориальной нотариальной палаты
Подпись
Приложение 11
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
«УТВЕРЖДАЮ»
Начальник Департамента юстиции
(наименование области или города)
_____________________________
фамилия, инициалы подпись
или Ф.И.О. (при его наличии) нотариуса,
дата, номер лицензии
__________ «__»______20__год
Акт о выделении к уничтожению документов и дел
Дата ___________________ Индекс ________________
_____________________________
(место составления)
О выделении к уничтожению документов и дел
Основание: приказ № _________________от _________________ (дата)
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии: ___________ (должность, Ф.И.О. (при его наличии)
Члены комиссии: __________________ (должность, Ф.И.О. (при его наличии)
Присутствовали: __________________ (должность, Ф.И.О. (при его наличии)
Комиссия, руководствуясь перечнем ________________________________
(название перечня), отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела.
________________________________________________________________
(наименование нотариальной конторы, Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса, в деятельности которых отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению)
| № п/п | Годы документов и дел | Заголовки документов и дел, индекс по номенклатуре | Пояснения | Количеств документов и дел (томов) | Номера статей по перечню |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Всего дел ______________________________ (цифрами и прописью)
Председатель экспертной
комиссии _______________ (Ф.И.О. (при его наличии) ___________ подпись
Члены: подписи _____________________ (Ф.И.О. (при его наличии)
Документы измельчены и уничтожены путем сожжения.
Председатель экспертной комиссии ____________________ (подпись, дата)
Дата
Одобрен Экспертной комиссией в составе:
член комиссии Подпись Расшифровка подписи
член комиссии Подпись Расшифровка подписи
Дата
Частный нотариус или государственный нотариус
___________________
(Ф.И.О. (при его наличии) подпись)
Приложение 12
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
Реестр учета консультирования
________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) нотариуса)
| № п/п | Фактическая дата проведения | Время проведения | ИИН лица, обратившегося за консультацией | Фамилия | Имя | Отчество | Дата рождения | Вид консультирования | Стоимость |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Приложение 13
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
Эскиз печати частного нотариуса
Описание печати частного нотариуса
1. Печать частного нотариуса (далее - печать) изготавливается на специальном оборудовании, должен соответствовать всем требованиям, предъявляемым к ее изготовлению и характеризоваться высоким качеством изготовления, защищенностью от подделок, долговечностью и стойкостью к красителям.
2. Диаметр печати должен быть 44 миллиметров (далее - мм).
3. Текст печати частного нотариуса состоит из слов «частный нотариус», фамилии, имени, отчества нотариуса, а также номер и дата выдачи лицензии. Содержание всех надписей в печати частного нотариуса производится на государственном и русском языках.
4. В тексте печати должны быть изображены три ободка и Государственный Герб Республики Казахстан.
5. Первый ободок толщиной 3 мм создается круговым микрошрифтом и состоит из слов «Қазақстан Республикасы».
6. Толщина линии второго ободка составляет 5 мм. Внутри второго ободка должен располагаться текст, следующего содержания «Лицензия № 0000000 выдана ________ года Министерством юстиции Республики Казахстан».
7. Толщина третьего ободка составляет 2,5 мм, внутри третьего ободка текст должен состоять из слов «частный нотариус», а также из фамилии, имени, отчества частного нотариуса.
8. Контуры надписи «Қазақстан Республикасы» должны заполняться черным растром.
9. Форма растровых точек может быть различной: круглой, элиптической, квадратной и т.д.
10. В центре печати располагается зеркальное изображение Государственного Герба Республики Казахстан диаметром 24 мм.
Приложение 14
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
Журнал выдачи печати
| №. п/п | Дата выдачи | Ф.И.О. (при его наличии) частного (государственного) нотариуса | Оттиск печати | Подпись в получении | Сведения об уничтожении, утери печати |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
Приложение 15
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
Справка об изъятии документа
В связи с назначенным на «__» __________ 20__ года вскрытием секретного завещания, совершенного
______________________________________________________________________,
(Ф.И.О. (при его наличии) завещателя)
из дела «Секретные завещания» мною, нотариусом
______________________________________________________________________,
(Ф.И.О. (при его наличии) нотариуса)
изъяты листы дела
______________________________________________________________________
(указываются номера изъятых листов)
Дата
Подпись
Приложение 16
к Правилам по нотариальному
делопроизводству
форма
Извещение о вскрытии секретного завещания
Куда
Кому
Я, _____________________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии),
нотариус _______________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа частного нотариуса, номер, дата выдачи и орган, выдавший государственную лицензию частного нотариуса)
сообщаю Вам, что «___» ____________ 20 ___ года представлено свидетельство о смерти
________________________________________________________________________
(указывается Ф.И.О. (при его наличии) лица, совершившего секретное завещание)
совершившего секретное завещание.
В соответствии с пунктом 4-1 статьи 1051 Гражданского Кодекса Республики Казахстан по представлению свидетельства о смерти лица, совершившего секретное завещание, нотариус не позднее чем через десять дней со дня представления свидетельства вскрывает конверт с секретным завещанием.
Извещаю Вас о том, что в ___ часов ___ минут ________________ 20 __ года
по адресу ______________________________________________________________
состоится вскрытие и оглашение секретного завещания _______________________
_______________________________________________________________________.
(указывается Ф.И.О. (при его наличии) лица, совершившего секретное завещание)
Предлагаю Вам прибыть на вскрытие и оглашение секретного завещания в качестве наследника по закону.
При обращении к нотариусу предъявляются документы, удостоверяющие личность и подтверждающие принадлежность к наследникам завещателя по закону.
Дата
Подпись